Tietosuojaseloste

Tämä on Åma Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Åma Oy asiakasrekisteri

1. Rekisterinpitäjä
Åma Oy
Osoite Tykistökatu 4 B, 20520 Turku
y-tunnus: 2973722-5

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Sari-Anne Poikkijoki
p. +358 (0)50 5167399
sari-anne@poikkijoki.fi

3. Rekisterin nimi 
Asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteRekisterin käyttötarkoitus on asiakastietojen ajantasainen hallinta, ylläpito ja laskutus. Rekisteri sisältää Åma Oy:n kanssa asiakassuhteessa olevan yrityksen sekä asiakassuhteessa olevan yrityksen yhteyshenkilön yhteystiedot sekä potentiaalisten asiakkaiden yhteystietoja. Tietoja luovutetaan kolmannelle osapuolelle eli tilitoimistolle siltä osin, kun se on tarpeen rekisterinpitäjän laskutuksen järjestämiseksi.

5. Rekisterin sisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), tiedot tilatuista palveluista ja laskutustiedot. Tietoja säilytetään siihen saakka, kun asiakassuhde koetaan päättyneeksi. Laskutus- ja maksutietoja säilytetään muun kirjanpitoaineiston tapaan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet ja luovutukset
Tiedot saadaan rekisteröidyiltä eli asiakkailta itseltään tai YTJ-tietojärjestelmästä tai muista julkisista yhteisörekistereistä sekä julkisesta tietoverkosta, esimerkiksi asiakasyrityksen internet –sivuilta tai Åma Oy:n ylläpitämän verkkosivun www.åma.fi kautta www-lomakkeilla lähetetystä viestistä.

Henkilötietoja luovutetaan vain tarvittaessa, kun se on kirjanpidon, verotuksen tai muun viranomaisvaatimuksen takia välttämätöntä.  

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.  

7. Rekisterin organisatoriset ja tekniset suojausperiaatteet 
Asiakastiedot säilytetään luottamuksellisina. Digitaalisesti käsiteltävät asiakastiedot on suojattu ja tallennettu rekisterinpitäjän työasemalle, johon pääsee vain rekisterinpitäjä, jolla on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa ja rekisterinpitäjällä on ainoastaan aineiston käyttöoikeus. Manuaalisen aineiston käyttötarpeen loppuessa se tuhotaan. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti.

8. Rekisteröidyn oikeudet 
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti Åma Oy:lle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. 

9. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä, milloin tahansa seuraavia tilanteita lukuun ottamatta:
• henkilöllä on avoin palvelusopimus 
• henkilöä epäillään palveluidemme väärinkäytöstä
• henkilö on tehnyt palvelusopimuksen, jolloin säilytämme tilaukseen liittyvät henkilötiedot kirjanpitosäännösten perusteella

10. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 11.2.2022.

Åma Oy rekisteri: Rekrytoinnit, henkilöarviot, uraohjaukset sekä työyhteisöjen ja avainhenkilöiden kehittäminen: coaching, työnohjaus, sovittelu, valmennukset

1. Rekisterinpitäjä
Åma Oy
Osoite Tykistökatu 4 B, 20520 Turku
y-tunnus: 2973722-5

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Sari-Anne Poikkijoki
p. +358 (0)50 5167399
sari-anne@poikkijoki.fi

3. Rekisterin nimi ja rekisterin pitämisen peruste
Åma Oy:n ja asiakkaan rekrytointien ja henkilöarviointien, uraohjauksen sekä työyhteisöjen ja avainhenkilöiden kehittämisen rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja säilyttäminen (rekisterin käyttötarkoitus)
Rekisterin tietojen käsittelyn tarkoitus on Åma Oy:n asiakkaan tilaamien rekrytointien, henkilöarviointien, uraohjausten sekä työyhteisöjen ja avainhenkilöiden kehittämisen liittyvien toimeksiantojen suorittaminen.
Tietojen käsittelyperuste on sopimus ja henkilöarvioinneissa arviointiin osallistuvan suostumus.

Åma Oy säilyttää tietoja maksimissaan kahden vuoden ajan. Rekrytoinneissa säilytysaika perustuu lain kanneaikoihin. Säilytysajan umpeuduttua tiedot poistetaan.

Rekrytoinnin tai arvioinnin kautta valittujen ehdokkaiden tiedot siirtyvät Åma Oy:n asiakkaan omaan rekisteriin.

5. Käsiteltävät henkilötiedot 
Tallennettavat tiedot vaihtelevat palvelun mukaan. Rekisteri voi sisältää seuraavan ryhmittelyn mukaisia tietoja rekisteröidyistä:
• nimi, titteli, yhteystiedot, yrityksen/työnantajan nimi
• muut henkilöön liittyvät perustiedot kuten syntymäaika ja kotiosoite 
• rekrytoinneissa hakijoiden työhakemukset, ansioluettelot ja muut työnhakuasiakirjat
• arviointimenetelmien tuottamat tiedot ja raportit (Workplace Big Five ja Master EASI)
• videohaastattelukysymysten vastaustallenteet
• valmennus- ja koulutustilaisuuksien järjestämiseksi tarvittavat tiedot kuten osallistujien nimet, yhteystiedot tai ruoka-ainerajoitukset
• palveluprosessissa syntyneet muistiinpanot ja mahdolliset tallenteet

6. Säännönmukaiset tietolähteet ja luovutukset
Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, hänen antamistaan tietolähteistä tai toimeksiantajalta. Suorahakua käytettäessä ehdokkaita saatetaan etsiä erilaisia julkisia lähteitä käyttäen.

Osapuolet siirtävät tietoja toisilleen toimeksiantosopimuksen mukaisesti. Åma Oy siirtää tarvittaessa välttämättömiä tietoja alihankkijoille.

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tai käytetä muihin tarkoituksiin ilman tietojen antajan lupaa, ellei kyseessä ole tietojen luovutus lainsäädännön vaatimusten tai viranomaismääräysten mukaisesti.

Henkilötietojen käsittely tapahtuu pääosin Euroopan talousalueella.

WorkPlace Big Five Profile™ -persoonallisuusprofilointiin käytetään Paradigm Personality Labs, LLC:n My Paradigm Dashboard -järjestelmää. Paradigm Personality Labs on yhdysvaltalainen yhtiö, jolloin henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna henkilötietolain edellyttämällä tavalla. Sitoudumme sopimusperusteisesti varmistamaan käyttäjiemme tietojen käsittelyn ja siirron EU-komission mallisopimusehtojen mukaisesti (SCC, Standard Contractual Clauses). Lue lisää MyParadigm -järjestelmän yksityisyydensuojasta: (http://paradigmpersonality.com/privacy-policy/). Henkilötiedot (nimi ja sähköpostiosoite) hävitetään MyParadigm -järjestelmästä pyynnöstä tai viimeistään viiden vuoden säilytyksen jälkeen. Kyseinen persoonallisuusprofilointi on myös mahdollista tehdä anonyymisti, jolloin mitään henkilötietoja ei tallennu.

7. Rekisterin organisatoriset ja tekniset suojausperiaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu rekrytointien osalta Laura TM ja RecRight järjestelmiin sekä rekisterinpitäjän työasemalle, johon pääsee vain rekisterinpitäjä, jolla on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Åma Oy:n ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan.

Tiedot kerätään rekistereihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

8. Tarkastus- ja poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on lainsäädännön mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu, poistaa tai oikaista tiedot sekä rajoittaa niiden käsittelyä. Tiedot poistetaan pyynnön mukaisesti, ellei laki edellytä niiden säilyttämistä.

Rekisteröidyllä on oikeus saada omat tietonsa pääsääntöisesti yhden kuukauden sisällä kirjallisesta pyynnöstä koneluettavassa muodossa. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti Åma Oy:lle Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää todistamaan henkilöllisyyden.

9. Muut oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa tai vastustaa tietojensa käsittelyä (sopimus, oikeutettu etu). Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle epäkohdista henkilötietojen käsittelyssä.

10. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 11.2.2022.

 

 

© 2022 Åma Oy